5W2H é uma das ferramentas mais eficientes, de fácil aplicação e uma excelente auxiliar na sistematização e planificação dos trabalhos, permitindo assim atingir os objectivos de forma mais eficiente. O interesse crescente nesta ferramenta vem da diversidade da sua utilização, pois pode ser aplicada na resolução de problemas, controle de processos, gestão da qualidade, gestão de projectos, planeamento de actividades, etc.
O nome desta ferramenta deve-se ás primeira letras de sete perguntas em inglês que definem o processo da sua utilização: WHAT (o quê); WHY (porquê); WHERE (onde); WHEN (quando); WHO (quem); HOW (como); HOW MUCH (quanto custa).
Como nas restantes áreas, também na manutenção esta ferramenta pode ser utilizada em vários contextos, tornando os seus processos mais eficientes, estruturados e com resultados objectivos. Neste artigo pretendendo dar alguns exemplos da aplicação deste método na manutenção que pode ajudar a organizar o trabalho da equipa tornando-a mais eficiente e focada nos resultados.
No dia a dia da manutenção surgem diversos problemas para ser resolvidos. Com a utilização desta ferramenta pode-se sistematizar o problema para encontrar a sua causa raiz e definir o processo de resolução efectiva, alocando os recursos necessários.
Exemplo: O operador da prensa fez um pedido à manutenção a reportar que o equipamento aumentou o tempo de ciclo;
No planeamento das actividades da manutenção, o gestor e a sua equipa têm actividades com diversas origens (pedidos da manutenção; ordens trabalho da manutenção; manutenção preventiva; projectos e alterações, etc,). Para planearem a sua execução, com os recursos necessários e com a prioridade adequada, a utilização desta ferramenta pode ser uma ajuda muito útil e eficaz para um planeamento eficiente. Neste caso sugere-se a sua utilização num mapa de actividades.
Neste mapa recomenda-se uma coluna de status para se acompanhar a evolução do trabalho.
Uma das fases mais importantes para um projecto, que podem determinar o seu sucesso, é a fase de planeamento e definição do plano de acção. A ferramenta 5W2H é simples, objectiva e intuitiva tornando-se muito útil para os gestores da manutenção, que normalmente não tem muito tempo para a gestão de projectos, permitindo-lhes atingir os resultados pretendidos de uma forma eficaz. Com a sua utilização pode-se definir as tarefas e os recursos necessários, controlar os prazos e os custos, ficando o projecto detalhado de uma forma simples.
Ás 7 perguntas standard da ferramenta pode-se ainda acrescentar uma coluna para o acompanhamento da execução das diversas tarefas do projecto.
No exemplo seguinte podemos fazer um plano simples para a instalação de um novo equipamento.
A melhoria contínua nos diversos processos é uma necessidade que por vezes pode ser trabalhosa e envolver alguma complexidade de análise. Uma visão muito interessante de abordar esta ferramenta é utilizá-la numa perspectiva de procurar oportunidades de melhoria nos processos existentes. A utilização das 7 perguntas desta ferramenta pode proporcionar uma forma simples e estruturada para analisar e melhorar os processos existentes, tanto na manutenção como nas restantes áreas.
Aplicar as questões 5W2H a um processo e procurar oportunidades de melhoria:
O que é feito neste processo? - Podem-se eliminar actividades a este processo?
Quem faz esta actividade? - Esta actividade pode ser executada com menos pessoas (hh)?
Quando esta actividade inicia e termina? - Esta actividade pode ser executada em menos tempo?
Onde esta actividade é executada? - Esta actividade pode ser executada noutro local ou noutros locais e eliminar deslocações?
Porque é feita esta actividade? - É necessário fazer esta actividade?
Como é que se realiza este actividade? - Esta actividade pode ser feita de uma forma mais eficiente?
Quanto custa? - Qual seria a redução do custo neste processo no caso da implementação destas alterações?
Com o descrito anteriormente e os diversos exemplos apresentados pode concluir-se, que esta ferramenta pode ser muito útil para os gestores de manutenção na organização das suas actividades diárias, tornando o seu departamento mais efectivo e eficiente, melhorando os seus resultados.
Como nas restantes áreas, também na manutenção esta ferramenta pode ser utilizada em vários contextos, tornando os seus processos mais eficientes, estruturados e com resultados objectivos. Neste artigo pretendendo dar alguns exemplos da aplicação deste método na manutenção que pode ajudar a organizar o trabalho da equipa tornando-a mais eficiente e focada nos resultados.
Utilização na resolução de problemas.
No dia a dia da manutenção surgem diversos problemas para ser resolvidos. Com a utilização desta ferramenta pode-se sistematizar o problema para encontrar a sua causa raiz e definir o processo de resolução efectiva, alocando os recursos necessários.
Exemplo: O operador da prensa fez um pedido à manutenção a reportar que o equipamento aumentou o tempo de ciclo;
Utilização no planeamento nas actividades da manutenção.
No planeamento das actividades da manutenção, o gestor e a sua equipa têm actividades com diversas origens (pedidos da manutenção; ordens trabalho da manutenção; manutenção preventiva; projectos e alterações, etc,). Para planearem a sua execução, com os recursos necessários e com a prioridade adequada, a utilização desta ferramenta pode ser uma ajuda muito útil e eficaz para um planeamento eficiente. Neste caso sugere-se a sua utilização num mapa de actividades.Neste mapa recomenda-se uma coluna de status para se acompanhar a evolução do trabalho.
Utilização na gestão de projectos.
Uma das fases mais importantes para um projecto, que podem determinar o seu sucesso, é a fase de planeamento e definição do plano de acção. A ferramenta 5W2H é simples, objectiva e intuitiva tornando-se muito útil para os gestores da manutenção, que normalmente não tem muito tempo para a gestão de projectos, permitindo-lhes atingir os resultados pretendidos de uma forma eficaz. Com a sua utilização pode-se definir as tarefas e os recursos necessários, controlar os prazos e os custos, ficando o projecto detalhado de uma forma simples.
Ás 7 perguntas standard da ferramenta pode-se ainda acrescentar uma coluna para o acompanhamento da execução das diversas tarefas do projecto.
No exemplo seguinte podemos fazer um plano simples para a instalação de um novo equipamento.
Melhorar processos com 5W2H.
A melhoria contínua nos diversos processos é uma necessidade que por vezes pode ser trabalhosa e envolver alguma complexidade de análise. Uma visão muito interessante de abordar esta ferramenta é utilizá-la numa perspectiva de procurar oportunidades de melhoria nos processos existentes. A utilização das 7 perguntas desta ferramenta pode proporcionar uma forma simples e estruturada para analisar e melhorar os processos existentes, tanto na manutenção como nas restantes áreas.
Aplicar as questões 5W2H a um processo e procurar oportunidades de melhoria:
O que é feito neste processo? - Podem-se eliminar actividades a este processo?
Quem faz esta actividade? - Esta actividade pode ser executada com menos pessoas (hh)?
Quando esta actividade inicia e termina? - Esta actividade pode ser executada em menos tempo?
Onde esta actividade é executada? - Esta actividade pode ser executada noutro local ou noutros locais e eliminar deslocações?
Porque é feita esta actividade? - É necessário fazer esta actividade?
Como é que se realiza este actividade? - Esta actividade pode ser feita de uma forma mais eficiente?
Quanto custa? - Qual seria a redução do custo neste processo no caso da implementação destas alterações?
Com o descrito anteriormente e os diversos exemplos apresentados pode concluir-se, que esta ferramenta pode ser muito útil para os gestores de manutenção na organização das suas actividades diárias, tornando o seu departamento mais efectivo e eficiente, melhorando os seus resultados.
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