Em todas as empresas existem problemas que surgem diariamente e que diminuem a sua eficiência aumentando o desperdício da produção. Quando os problemas aparecem, os colaboradores ficam tão ocupados em resolver as suas consequências e posteriormente retomarem as suas tarefas diárias, que não tem tempo a perder para encontrar a causa raiz dos mesmos, para eliminá-los definitivamente. A sua análise e resoluções são protelados para quando houver tempo.
Este tipo de adiamento de resolução de problemas é transversal ás diversas áreas das empresas, incluindo à secção de manutenção. Normalmente, os colaboradores focam-se nas consequências dos problemas e apenas analisam verbalmente a sua causa, onde cada um dá a sua opinião, sem nunca realmente fazerem uma análise correcta da origem, não há tempo para mais.
Para mudar estas situações, tem de haver uma mudança de mentalidade e de cultura, impulsionada pela gestão de topo: "Mudança de mentalidade de ocupado para produtivo". Se os colaboradores da empresa passarem os dias a correr, muito ocupados, isso demonstra normalmente pouca produtividade. Todos devem reflectir sobre os problemas e ganhar tempo em encontrar a sua causa raiz para resolvê-los e eliminá-los, por forma a não voltarem a surgir. Com esta mudança, no futuro todos vão ter mais tempo, disponibilidade e motivação para melhorarem a sua eficiência e consequentemente a da empresa.
Existem diversas ferramentas Lean que facilitam a resolução de problemas e a encontrar a sua causa. Um dos desperdicios Lean é fazer mais do que o necessário, o que nos deve levar a escolher as ferramentas certas para nos suportarem na análise e resolução dos problemas.
Neste artigo vamos abordar uma ferramenta de simples utilização e intuitiva para encontrar a causa raiz dos problemas e definição de um plano de acção para os eliminar: Formulário 3C. O seu nome (3C) surge porque com a utilização desta ferramenta permite sistematizar o Caso, as suas Causas e definir as Contra-medidas.
Esta ferramenta é muito simples de utilizar, ajuda a estruturar os problemas de uma forma objectiva e pode integrar outras ferramentas Lean na sua utilização, o que a torna muito poderosa e versátil, podendo ser utilizada na resolução nos pequenos problemas do dia a dia assim como nos mais complexos e de difícil resolução.
Para utilizar esta ferramenta devemos utilizar uma folha A3, onde no topo deve ser colocado qual o problema que se pretende resolver e a equipa que vai trabalhar na sua resolução. Posteriormente, divide-se a folha em quatro com uma cruz. O primeiro quadrante é para descrever o caso, no segundo descrevem-se as causas, no terceiro as contra-medidas e no último explana-se o plano de acção. A utilização e preenchimento desta ferramenta deve sempre ser feita pela equipa e se esta achar que outra pessoa possa vir a ser uma mais valia e ter informação pertinente para a resolução do problema, essa pode pode ser integrada pontualmente no grupo.
Caso - Deve-se explicar o problema.
- Caracterizar o problema;
- Quantificar o problema (defeitos, tempos, custos);
- Utilizar outras ferramentas que podem ajudar, por exemplo 5W2H, tema do artigo anterior;
Causas - Procurar as causa raiz do caso.
- Envolver toda a equipa;
- Fazer um brainstorming;
- Utilizar os 5 porquês;
- Diagrama de Ishikawa;
Contra-medidas - Definir as medidas necessárias para eliminar as causas raiz.
- Realizar um brainstorming;
- Listar todas as medidas propostas;
- Criar uma matriz custo/beneficio;
- Implementar as medidas mais rápidas e que impliquem um maior impacto ao menor custo;
Planeamento e comprometimento - Criar um plano de acção para as medidas e definir um acompanhamento dos resultados se possível com indicadores de acompanhamento.
- Definir responsáveis por acção, com o nome do colaborador;
- Definir datas de conclusão ou, para tarefas morosas, definir sub-tarefas com datas de conclusão;
- Definir o custo de cada acção;
- Definir a métrica de acompanhamento do efeito da medida;
- Definir a data da nova reunião da equipa para análise dos resultados obtidos e definição de novas acções se for necessário.
Conclui-se assim que esta ferramenta pode ajudar o departamento da manutenção, apenas utilizando uma folha A3, a encontrar soluções para os seus problemas de forma estruturada e objectiva e ao mesmo tempo permite a liberdade de incluir outras ferramentas Lean que possam trazer uma mais valia para a resolução dos problemas. A mesma pode ser útil para outros departamentos. A versatilidade da mesma permite que ela possa ser aplicada desde os problemas simples do dia a dia até aos problemas mais complexos e de difícil resolução.
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