Conforme referido no artigo "Qual o melhor Software de Gestão de Manutenção?", um dos primeiros passos a dar num processo de organização/reorganização deste setor é estruturar e listar todos os equipamentos e infraestruturas que estão sob a responsabilidade da manutenção.
Para conhecer corretamente toda a atividade da manutenção, quais os equipamentos mais críticos, os equipamentos mais problemáticos, onde é que a equipa da manutenção está a gastar mais horas de trabalho, quais são os activos de manutenção com custos mais elevados, etc, temos de estruturar a base do sistema, de modo a alocar corretamente os dados e actividades de manutenção. Este é o principio para o sucesso da implementação e sua otimização continua.
Este processo, que parece simples, merece alguma reflexão e tomadas de decisão previas, pois após estar concretizado e se iniciar a inserção de dados sobre a atividade da manutenção, torna-se muito mais complicado de se alterara a estrutura.
Estes são alguns dos passos essenciais para atingir o objetivo pretendido.
Definir o tipo de estrutura.
Primeiro passo: definição do tipo de estrutura que se pretende criar.No meu ponto de vista, a que atinge melhores resultados e tem mais flexibilidade é a estrutura em árvore com níveis onde podemos colocar de forma logica as localizações da instalação.
Definir as localizações
Segundo passo: definir as localizações ao longo da árvore. Os níveis que são necessários criar vão depender da dimensão da empresa.
Como exemplo, vou atribuir uma estrutura com os níveis necessários para uma empresa de média dimensão.
A raiz deve ser a empresa. O primeiro nível pertence à fábrica ou fábricas, caso a empresa tenha diversas unidades produtivas. No terceiro nível é atribuído as áreas que serão objecto de intervenção da manutenção, por exemplo: produção, infraestruturas, equipamentos móveis, etc. No quarto nível devem ser atribuído às diversas secções existentes. No quinto nível às linhas de produção.
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Atribuir os ativos de manutenção
Terceiro passo: listar e atribuir todos os ativos de manutenção às diversas localizações criadas no quinto nível (p.ex. Linha 1: máquina 1, máquina 2, etc.).
O tipo de estrutura criada no passo anterior vai facilitar bastante esta atribuição.
Como conclusão considero que o correto desenvolvimento da árvore de localizações e equipamentos é a base do sucesso de uma organização da manutenção. Todo o histórico e armazenamento de informação vai ficar no equipamento e localização correta, permitindo no futuro, ao gestor da manutenção, conhecer de uma forma pormenorizada toda atividade da manutenção e os seus custos, assim como criar relatórios e analisar os indicadores de todos os dados, da forma que pretender. Pode fazer uma macro análise técnica ou financeira dos dados de toda a fábrica, restringir-se a uma secção ou ir ao detalhe da análise de um equipamento.
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