Esta é uma das perguntas mais frequentes quando uma empresa pretende melhorar a organização e a eficiência da secção de manutenção para aumentar a disponibilidade dos seus activos e produzir produtos de qualidade com segurança.
Quando um empresa decide organizar ou reorganizar a sua secção de manutenção, uma das primeiras decisões passa por instalar um novo software de gestão, porque não tem nenhum ou tem um que não corresponde aos objectivos da empresa. Numa organização moderna, o software de manutenção deve ser estruturado para ser utilizado pela empresa como um todo, e não só pelo departamento da manutenção. Sendo assim, o processo de implementação do software de gestão da manutenção deve envolver a gestão de topo e as chefias intermédias, que em conjunto devem definir os objectivos macro da utilização do mesmo, assim como os interfaces que se pretende implementar com outros sistemas já instalados ou por instalar, p.e: compras, stocks, área financeira, gestão de frotas, etc. Muitos dos softwares de gestão da manutenção já oferecem potencialidades nestas áreas, pelo que se deve avaliar se será útil a sua utilização ou não. Ainda em conjunto com o departamento financeiro deve ser analisada a forma como se pretende realizar o controlo e distribuição de custos da manutenção.
Numa segunda fase, já mais dedicada ao Responsável da Manutenção e à sua equipa, embora a gestão de topo deva ser sempre informada das decisões tomadas, deverão analisados os processos existentes identificar os constrangimentos, desperdícios e elimina-los, para melhorar a eficiência e os resultados da Manutenção Industrial. A base passa sempre pela definição da organização e estrutura que se pretende para os ativos, fluxos de trabalho, tendo por base o ciclo PDCA, as métricas de acompanhamento e os relatórios de gestão.
Como resultado, devem ser executados fluxogramas de funcionamento da manutenção com todos os processos.
Como resultado, devem ser executados fluxogramas de funcionamento da manutenção com todos os processos. O desenvolvimento deste trabalho vai depender da realidade de cada empresa e da sua estrutura, mas normalmente deve incluir os seguintes fluxos:
- Pedidos para a manutenção;
- Manutenção corretiva;
- Manutenção preventiva e preditiva;
- Manutenção de melhoria;
- Gestão de contratos;
- Planeamento e programação das atividades manutenção;
- Analise de fiabilidade;
- Gestão de stocks;
- Relatórios de gestão e acompanhamento.
- Gestão do budget e dos custos.
Posteriormente o Responsável da Manutenção deve criar uma matriz de requisitos com todas as funcionalidades que o software deve ter e o seu grau de importância.
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