Nas empresas é frequente encontrar um armazém de peças de substituição que está desorganizado e desvalorizado em relação à sua importância para uma gestão eficiente da manutenção. Uma visão estratégica de gestão e organização do armazém reduz os custos, aumenta a produtividade e eficiência da manutenção.
Numa manutenção eficiente, as equipas devem ter à sua disposição, em tempo útil, as peças que reponham o normal funcionamento dos equipamentos críticos de uma instalação. Normalmente, na industria não se dá o devido valor à gestão e organização dos armazéns de peças de substituição. Esta falta de foco e investimento na gestão dos armazéns provoca custos directos e indirectos acrescidos na manutenção e produção, causando simultaneamente desmotivação nas equipas.
Quando os equipamentos críticos param e é necessário uma peça de substituição que não está em stock, ou por vezes existe, mas com um armazém desorganizado não se sabe onde está, os níveis de stress sobem exponencialmente e os custos disparam. Este é o principal custo da desorganização de um armazém, mas podemos ainda considerar os seguintes:
Na fase seguinte, a limpeza deve ser alargada à identificação e eliminação das peças obsoletas, (eliminar "monos"), que normalmente corresponde a uma redução significativa do valor real de peças armazenadas. Por exemplo, quando analisamos as existências em armazéns que não estão organizados, com frequência encontramos peças que pertencem a equipamentos que já não existem ou se encontram fora de serviço e ainda não foram retiradas de stock.
Posteriormente procede-se à identificação das peças que estão em armazém, registando as suas características, o local onde ficam armazenadas e as máquinas onde podem ser aplicadas.
No passo seguinte deve-se definir os stocks mínimos e máximos para todas as peças que existem em armazém. Os gestores podem ter por base para definir estas quantidades de stocks, quais são os equipamentos críticos da instalação, a rotatividade que os stocks tiveram num espaço temporal, por exemplo no ultimo ano, quais são os prazos de entrega dos fornecedores e qual é o custo dos equipamentos parados. Nesta fase pode-se concluir que existem peças armazenadas que não são necessárias e reduzir consideravelmente os stocks.
Actualmente, a maiorias dos software de gestão da manutenção já possuem um módulo de gestão de armazéns que facilita bastante o trabalho dos gestores na interligação das peças com os activos de manutenção e com as ordens de trabalho, pelo que se recomenda a sua utilização.
Anualmente deve-se realizar um inventário do armazém e fazer uma análise dos stocks actuais tendo sempre em conta equipamentos novos, equipamentos que foram colocados fora de serviço e a rotatividade das peças armazenadas. Uma opção ao inventário tradicional anual é um inventário fraccionado em que o armazém pode ser dividido em áreas e realizar-se mensalmente a verificação parcial dos stocks, eliminando-se assim a necessidades de um grande inventário ao final do ano e facilita a identificação precoce de desvios. Eu pessoalmente prefiro esta segunda opção.
Existem alguns indicadores que podem ajudar os gestores a tomar as suas decisões das quais se destacam as seguintes:
O grande objectivo para um armazém eficiente e organizado é garantir ao menor custo que a manutenção disponha das peças certas na hora certa e no lugar certo.
Quando os equipamentos críticos param e é necessário uma peça de substituição que não está em stock, ou por vezes existe, mas com um armazém desorganizado não se sabe onde está, os níveis de stress sobem exponencialmente e os custos disparam. Este é o principal custo da desorganização de um armazém, mas podemos ainda considerar os seguintes:
- Os armazéns estão com peças obsoletas (monos) e que só servem para aumentar o valor de inventário.
- Existem peças que não estão identificadas e quando são necessárias, por desconhecimento, processa-se uma nova encomenda.
- Como não há stocks controlados, quando as peças são levantadas não ocorrem reposições.
- É necessário realizar com frequência encomendas urgentes que aumentam o custo das peças.
- Perde-se muito tempo a tentar encontrar as peças quando são necessárias.
- As peças não são acondicionadas correctamente e danificam-se durante o armazenamento.
- A realização de encomendas sem informação implicam o fornecimento de peças incorrectas.
- Falta cruzamento entre as peças e os equipamentos o que causa mais encomendas e aumenta o stock.
- Desmotivação das equipas operacionais e de gestão.
O caminho para um armazém eficiente
Para começar a organizar o armazém deve-se começar por uma limpeza e organização do espaço, identificando-se de uma forma simples e estruturada as áreas de armazenamento.Na fase seguinte, a limpeza deve ser alargada à identificação e eliminação das peças obsoletas, (eliminar "monos"), que normalmente corresponde a uma redução significativa do valor real de peças armazenadas. Por exemplo, quando analisamos as existências em armazéns que não estão organizados, com frequência encontramos peças que pertencem a equipamentos que já não existem ou se encontram fora de serviço e ainda não foram retiradas de stock.
Posteriormente procede-se à identificação das peças que estão em armazém, registando as suas características, o local onde ficam armazenadas e as máquinas onde podem ser aplicadas.
No passo seguinte deve-se definir os stocks mínimos e máximos para todas as peças que existem em armazém. Os gestores podem ter por base para definir estas quantidades de stocks, quais são os equipamentos críticos da instalação, a rotatividade que os stocks tiveram num espaço temporal, por exemplo no ultimo ano, quais são os prazos de entrega dos fornecedores e qual é o custo dos equipamentos parados. Nesta fase pode-se concluir que existem peças armazenadas que não são necessárias e reduzir consideravelmente os stocks.
Actualmente, a maiorias dos software de gestão da manutenção já possuem um módulo de gestão de armazéns que facilita bastante o trabalho dos gestores na interligação das peças com os activos de manutenção e com as ordens de trabalho, pelo que se recomenda a sua utilização.
Anualmente deve-se realizar um inventário do armazém e fazer uma análise dos stocks actuais tendo sempre em conta equipamentos novos, equipamentos que foram colocados fora de serviço e a rotatividade das peças armazenadas. Uma opção ao inventário tradicional anual é um inventário fraccionado em que o armazém pode ser dividido em áreas e realizar-se mensalmente a verificação parcial dos stocks, eliminando-se assim a necessidades de um grande inventário ao final do ano e facilita a identificação precoce de desvios. Eu pessoalmente prefiro esta segunda opção.
Existem alguns indicadores que podem ajudar os gestores a tomar as suas decisões das quais se destacam as seguintes:
- Utilização das peças - Quantas vezes a peça é utilizada por ano.
- Falta de stock - Quantas vezes uma peça solicitada não existe em armazém.
- Nível de serviço - Percentagem das peças disponíveis quando solicitadas.
- Peças sem uso - Quantidade de peças não utilizadas.
- Peças obsoletas - Quantidades de peças que deixaram de ser necessárias em stock.
- Custo de inventário - Total do custo do stock
O grande objectivo para um armazém eficiente e organizado é garantir ao menor custo que a manutenção disponha das peças certas na hora certa e no lugar certo.
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