No artigo "Desperdícios diários na manutenção" foram identificados alguns dos desperdícios que acontecem diariamente nas tarefas da manutenção. Para além dos identificados existem outros, alguns óbvios com impacto directo na redução de custos e outros não tão evidentes, mas que assumem um impacto indirecto.
Quando as empresas começam a ter consciência dos desperdícios ligados à área da manutenção, e os pretendem eliminar, iniciam projectos Lean Maintenance. Estes projectos só podem ter sucesso se envolverem todos os stackholders da manutenção, forem suportados pela gestão de topo e se a equipa estiver consciente dos seus objectivos e motivada para os atingir.
O primeiro passo para iniciar o projecto é reunir toda a equipa e explicar o que se pretende atingir e as vantagens que o mesmo irá trazer para a empresa, e para a própria equipa da manutenção. Com mais organização, menos paragens e menos down time, o stress e a pressão sobre a manutenção também irá diminuir, podendo assim o trabalho da equipa desenvolver-se de forma mais eficiente e estruturada.
Como exemplo, as reuniões do projecto, devem ser organizadas e estruturadas para não terem desperdício: 10 minutos de 5 pessoas desperdiçados numa reunião corresponde a 50 minutos de desperdício acumulado. Dá que pensar!!!
Os desperdícios encontrados e os processos definidos para os reduzir vão variar de acordo com a realidade de cada empresa.
De forma genérica proponho alguns passos que devem ser dados para um projecto Lean ligado à manutenção.
Identificar as fontes de desperdício
Se estivermos sensibilizados e focados em encontrar desperdícios, podemos encontrá-los com facilidade e com diversas origens, mas para não perdermos o foco do projecto, deve-se eleger os desperdícios de maior impacto e mais céleres na obtenção de resultados, pois quando estes começam a surgir, e a evidenciar o trabalho já desenvolvido, a motivação aumenta e o projecto torna-se muito mais credível para todos.
Em conjunto com a equipa, devem realizar-se brainstormings de modo seleccionar as principais fontes de desperdício que se pretendem trabalhar inicialmente.
Alguns exemplos:
- Tempos de paragem;
- Tempo gasto a procurar ferramentas;
- Tempo gasto em deslocações ao armazém;
- Tempo gasto a procurar material no armazém por falta de organização do mesmo;
- Tempo gasto à espera de material dos fornecedores;
- Material fornecido incorrectamente;
- Material levantado do armazém não está em boas condições de utilização;
- Ordens de trabalho mal preparadas;
- etc...
Quantificar o desperdício (medir)
"O que pode ser medido pode ser melhorado"
Peter Drucker
Antes de iniciarmos qualquer acção, é necessário medir de forma fiável o que se pretende melhorar, pois só com dados concretos podemos conhecer a realidade actual e ter noção da tendência de redução dos desperdícios após o inicio da implementação das medidas definidas.
Definir as medidas e implementar
Após a definição dos desperdícios que se pretendem reduzir e o conhecimento da realidade actual com dados concretos e objectivos, deve-se procurar de forma estruturada as suas possíveis causas. Existem diversas ferramentas para o fazer, mas uma das mais utilizadas é o diagrama causa efeito "Ishikawa". A utilização desta ferramenta deve ser precedida dos inputs da equipa, resultantes do brainstorming, onde se encontram as causas do desperdício. Posteriormente estrutura-se o diagrama com as causas encontradas em 6 categorias.
Depois de identificadas as causas, definem-se conjuntamente com todos os elementos da equipa, as acções a implementar para redução dos mesmos.
As diversas acções identificadas devem ser analisadas numa matriz custo beneficio para se definir as que tem menor custo e mais impacto com a sua implementação, conforme mostra a figura baixo.
As primeiras a serem implementadas devem ser as do quadrante I (menor custo e maior impacto) e posteriormente II, III e se necessário do quadrante IV.
Após iniciarmos a implementação das medidas planeadas pela equipa, a monitorização da eficácia das mesmas deve ser contínua, de modo a que possibilite a avaliação das reduções obtidas, e sempre que houver necessidade, reajustar o planeado por forma optimizar os resultados, ciclo PDCA.
Conclui-se assim que para se atingir o sucesso nestes projectos deve-se envolver toda a equipa, motivá-la e focá-la para os objectivos pretendidos, identificar os desperdícios, quantificá-los e definir um plano de acção para os reduzir ou eliminar. Estes projectos devem ser monitorizados em continuo e definir-se metas intermédias, mas sempre com a consciência de que a melhoria continua é um projecto que nunca termina, pois podemos sempre fazer e mais e melhor.
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