Sistema de manutenção eficiente

A manutenção deve ter um sistema de gestão eficiente e fornecer produtos de qualidade (serviços prestados) aos seus clientes. Para o conseguir, deve definir-se uma cadeia de valores tendo em conta os interesses dos seus stakeholders e o desenvolvimento dos seus processos deve basear-se na criação de valor e redução de desperdícios, com foco na inovação constante e a busca pela perfeição.

Os sistemas de manutenção são com frequência desenvolvidos sem ter em conta os recursos existentes e tendo por base sistemas burocráticos que tornam os processos pesados e pouco eficientes. Estes sistemas provocam a inoperacionalidade das equipas que estão no terreno e a criação de sistemas paralelos de funcionamento. Como exemplo, dos diversos casos existentes, referencio os seguintes:

• Ordens de trabalho com excesso de passos e aprovações no seu fluxo normal, o que provoca diversas ineficiências operacionais, perdas de tempo e cria um incentivo a realizar trabalhos fora do sistema que não ficam registados;
• Processos complexos para levantar spares de armazém e dificuldade na sua devolução em caso de não serem utilizados, o que provoca um funcionamento deficiente na gestão de stocks e acumulação dos mesmos em sistemas paralelos;
• Trabalhos executados sem ordens de trabalho, o que causa falta de registos sobre os trabalhos desenvolvidos, e simultaneamente excesso de tempo registado nas horas de outros trabalhos para compensar os tempos em falta;

Quando nos encontramos numa situação idêntica o que devemos fazer???

A Engenharia de Processos ou em muitos casos a Re-engenharia pode ser uma solução a considerar, na qual os processos existentes são analisados e alterados com o principal objectivo de os adequar  aos recursos disponíveis e tornando o departamento de manutenção mais eficiente.

Este tipo de projecto deve ser dividido em duas fases:

1. Conhecer a realidade actual do sistema de manutenção. Nesta fase deve ser recolhida toda a documentação existente e que serve de apoio ao funcionamento diário da manutenção, conhecer os fluxos de informação do departamento e toda a gestão documental. Recolher as informações dos sistemas paralelos criados pelos colaboradores da manutenção e que estes têm e guardam como recurso para as suas actividades diárias.
2. Redefinir todos os processos da manutenção e desenvolver os respectivos fluxogramas. Para o desenvolvimento do fluxograma deve ter-se o máximo de informação sobre os processos e, sempre que possível, ter as seguintes informações:
1. Tarefas
1. Descrição completa das tarefas;
2. Identificar a tarefa anterior e a seguinte;
3. Definir os diversos passos para a correcta execução da tarefa;
2. Recursos
1. Intervenientes na execução da tarefa;
2. Tempo previsto para a execução da tarefa;
3. As valências necessárias para a correcta execução da tarefa;
4. Materiais e ferramentas necessárias;
3. Métricas
1. Definir métricas para medir a eficiência do processo desenvolvido.

A equipa que está definir/redefinir os processos da manutenção deve ter sempre consciência que o principal objectivo é ter uma manutenção Lean e altamente eficiente. Dos diversos pontos a ter em consideração quando definimos os processos destacam-se os seguintes:

• Eliminar duplicação de tarefas;
• Eliminar passos desnecessários e que não criam valor;
• Eliminar os excessos de aprovações e verificações;
• Reduzir os documentos em circulação aos estritamente necessários;
• Dar a prioridade correcta aos trabalhos em execução;
• Validação rápida e eficaz dos trabalhos urgentes e a sua correcta priorização;
• Reduzir os possíveis desperdícios nos trabalhos (os trabalhos correctos, com os colaboradores e ferramentas necessárias, nos equipamentos prioritários);
• Gestão eficiente do armazém de spares; 

Fica como referência que existe uma ferramenta que ainda não é muito conhecida mas é muito útil para desenvolver os fluxos da manutenção é a "SWIMLANE". Esta ferramenta é muito intuitiva e facilita bastante a identificação de passos que podem ser eliminados, tornando assim os processos mais eficientes. Num próximo artigo irei desenvolver esta ferramenta que justifica um artigo dedicado.

Conclui-se assim que um sistema de gestão de manutenção bem desenvolvido e eficiente deve ter como base um conhecimento profundo de todas as actividades da manutenção e o desenvolvimento dos processos respectivos, tendo sempre como foco a criação de valor. Os processos devem ser revistos e actualizados com a frequência necessária, uma vez que o sistema deve estar num ciclo de melhoria contínua constante.