Os chamados "problemas" que surgem diariamente em todas as empresas, são constrangimentos ao seu
normal funcionamento e responsáveis pela falha dos objectivos. Com frequência tentam-se ultrapassar as dificuldades de uma forma pouco estruturada e confusa, o que promove a procura de responsáveis e uma mentalidade de defesa vs ataque, no lugar de uma discussão sensata e procura da causa raíz.
"A culpa é dos equipamento que têm problemas. Não a culpa é dos operadores, que provocam o problema".
Esta é a velha discussão entre a manutenção e operação que normalmente cria stress e mau estar entre as duas secções e que não contribui para o principal objectivo, eliminar os problemas.
Como na vida, também nas empresas a maioria dos problemas são grandes oportunidades de melhoria mas, tudo depende da forma como são encarados. Nas empresa com uma cultura de melhoria contínua implementada, de uma forma geral, os problemas são reconhecidos e encarados como oportunidades para a empresa evoluir e continuar a crescer.
Como na vida, também nas empresas a maioria dos problemas são grandes oportunidades de melhoria mas, tudo depende da forma como são encarados. Nas empresa com uma cultura de melhoria contínua implementada, de uma forma geral, os problemas são reconhecidos e encarados como oportunidades para a empresa evoluir e continuar a crescer.
Com o objectivo de sistematizar a resolução de problemas de uma forma simples e clara, que foca as equipas nas suas causas e resolução definitiva, a Toyota criou o RELATÓRIO A3, uma ferramenta para resolver problemas que se baseia na aplicação da metodologia PDCA.
Ciclo PDCA ou ciclo de Deming
O ciclo PDCA, também conhecido como ciclo de Deming, é hoje reconhecido internacionalmente pelas empresas como uma das principais metodologias de gestão para a melhoria dos seus processos. O ciclo inicia-se no planeamento e gira em volta das quatro etapas, até os problemas serem resolvidos e implementado o plano de acção para evitar a sua recorrência.
A primeira etapa é fundamental para o sucesso e eficácia de todo o processo. Nesta fase identifica-se o problema e define-se o plano de acção e as contra-medidas para o eliminar. Como nas restantes actividades, um mau planeamento é o primeiro passo para a ineficiência de todo o processo, o que podemos comprovar na imagem ao lado. Quando a fase P é reduzida vamos sofrer as consequências nas restantes etapas e aumentar o tempo total do processo. Podemos assim concluir que, para termos um ciclo de Deming eficiente, devemos sempre começar por um bom planeamento.As acções a realizar ao longo do ciclo PDCA são as seguintes:
Relatório A3
Assim como outras ferramentas Lean, esta é mais uma que vem ajudar as equipas a estruturarem o seu raciocínio de uma forma fácil e intuitiva fomentando a eficiência e objectividade na resolução de problemas. O relatório A3 é assim chamado porque o se desenvolvimento é realizado numa folha A3. Considera-se que é o tamanho indicado para facilitar a análise visual e gráfica de dados, identificar-se as oportunidades de melhoria, definir planos de acção e acompanhar os resultados, tudo numa só folha.
Este relatório é regularmente encarados como uma ferramenta só para resolver problemas, mas pode ser uma ferramenta muito útil em diversas situações como por exemplo:
- Necessidades de investimento;
- Analisar processos;
- Novas contratações;
- Análise de novos projectos;
- Melhorias;
- Etc.
Com uma pequena pesquisa na internet encontram-se diversos layouts para o relatório A3, embora todos assentem na mesma metodologia de desenvolvimento. Abaixo fica um exemplo possível enquadrado na metodologia PDCA.
No cabeçalho do relatório A3 deve-se inserir o assunto a trabalhar com esta ferramenta e a constituição da equipa. Nos restantes campos deve constar a seguinte informação:
Caracterização da oportunidade: Deve descrever-se de forma sucinta qual é o problema ou assunto a resolver;
Situação actual/definição do objectivo: Caracterização da situação actual; sempre que possível com a utilização de dados, tabelas, gráficos, fotos para especificar de uma forma clara qual é a situação actual. Deve-se também especificar qual o objectivo a atingir e quantificá-lo;
Análise: Realizar uma análise das causas raiz, fazer Brainstormings, aplicar os 5W's, o diagrama espinha de peixe, análises de custo beneficio ou outras ferramentas que possam ajudar a analisar o problema;
Contramedidas: Especificar as medidas para eliminar as causas encontradas na secção anterior;
Plano de implementação: Criar um plano de ação para a implementação das contramedidas propostas, recomenda-se uma tabela que inclua as ações, as datas e os responsáveis pela implementação;
Avaliação de resultados: Avaliar os resultados obtidos e especificar os ganhos, redução de custos, redução de desperdício, aumento de eficiência, etc. Sempre que possível utilizar gráficos para uma fácil compreensão visual;
Acompanhamento: Toda a equipa em conjunto deve reflectir sobre todo o processo e tirar as lições que aprendeu. Standerizar e sustentar os ganhos obtidos por forma a evitar retrocessos e fomentar novos processos de melhoria.
Esta é mais uma ferramenta Lean que pode ser utilizada na manutenção e contribuir significativamente para a resolução de problemas, desafios ou projectos de uma forma eficiente, intuitiva e clara para todos, permitindo organizar e estruturar o pensamento, focando a equipa nas principais causas e formas de resolução, e evitando assim a desorganização, o desperdício de tempo em tarefas e reuniões pouco eficientes e por fim atingir os objectivos pretendidos ao menor custo.
Caracterização da oportunidade: Deve descrever-se de forma sucinta qual é o problema ou assunto a resolver;
Situação actual/definição do objectivo: Caracterização da situação actual; sempre que possível com a utilização de dados, tabelas, gráficos, fotos para especificar de uma forma clara qual é a situação actual. Deve-se também especificar qual o objectivo a atingir e quantificá-lo;
Análise: Realizar uma análise das causas raiz, fazer Brainstormings, aplicar os 5W's, o diagrama espinha de peixe, análises de custo beneficio ou outras ferramentas que possam ajudar a analisar o problema;
Contramedidas: Especificar as medidas para eliminar as causas encontradas na secção anterior;
Plano de implementação: Criar um plano de ação para a implementação das contramedidas propostas, recomenda-se uma tabela que inclua as ações, as datas e os responsáveis pela implementação;
Avaliação de resultados: Avaliar os resultados obtidos e especificar os ganhos, redução de custos, redução de desperdício, aumento de eficiência, etc. Sempre que possível utilizar gráficos para uma fácil compreensão visual;
Acompanhamento: Toda a equipa em conjunto deve reflectir sobre todo o processo e tirar as lições que aprendeu. Standerizar e sustentar os ganhos obtidos por forma a evitar retrocessos e fomentar novos processos de melhoria.
Esta é mais uma ferramenta Lean que pode ser utilizada na manutenção e contribuir significativamente para a resolução de problemas, desafios ou projectos de uma forma eficiente, intuitiva e clara para todos, permitindo organizar e estruturar o pensamento, focando a equipa nas principais causas e formas de resolução, e evitando assim a desorganização, o desperdício de tempo em tarefas e reuniões pouco eficientes e por fim atingir os objectivos pretendidos ao menor custo.
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