Planeamento, um principio para uma manutenção eficiente

"Falhar no planeamento é preparar-se para falhar"

Benjamin Franklin

Embora esta citação de Benjamin Franklin seja do séc. XVII, é frequente ouvi-la nos dias de hoje ou mesmo lê-la nas redes sociais. Este princípio faz todo o sentido e é fácil de compreender mas, por vezes difícil de aplicar.
A falta de planeamento ou um planeamento pobre é uma realidade em muitas empresas, pois o lançamento de vários projectos em simultâneo e a pressão para obter resultados rápidos, leva os profissionais a focarem-se na execução imediata das suas actividades sem passarem por um planeamento eficaz, ou seja, como refere Benjamim Franklin, preparam-se para falhar.

O Valor do Planeamento e o PDCA

Um planeamento estruturado é fundamental para o sucesso. Caso este seja deficiente ou inexistente, origina um incremento na ineficiência do trabalho, o que conduz à falha dos objectivos definidos. 

Nos projectos de melhoria contínua, uma das actividades que é identificada como valor e fundamental para reduzir os desperdícios ao longo do projecto é o planeamento e programação das actividades.
Este princípio é facilmente compreendido na execução do ciclo PDCA, como se pode verificar no gráfico ao lado.
Na parte superior do gráfico, onde a fase P é mais reduzida, constata-se que as restantes etapas se tornam mais longas, o que torna o ciclo total mais demorado. Na base, onde é utilizado o tempo necessário para um planeamento eficaz, as restantes etapas são mais curtas, realizando-se o ciclo PDCA de uma forma mais eficiente.

O Planeamento na Manutenção

Como nas restantes áreas, também na manutenção um bom planeamento dos trabalhos vai levar a um significativo incremento da sua produtividade e melhorar os resultados obtidos. Uma das grandes barreiras para desenvolver o planeamento nesta área é este ser visto como uma actividade secundária, e dá-se prioridade à execução de trabalhos, não havendo a consciência de que um bom planeamento vai aumentar significativamente a sua eficiência.

Com o aumento da pressão sobre a redução de custos e a falta de reconhecimento do valor do planeamento no dia a dia da manutenção, existe uma tendência para valorizar-se apenas o trabalho de execução. Perante este cenário, os primeiros a sofrer são os planeadores e preparadores de trabalho, tendo como consequência uma redução da eficiência do departamento.

Estudos efectuados, revelaram que em departamentos de manutenção onde o planeamento não existe ou é deficiente, o trabalho efectivo dos técnicos nos equipamentos, ou seja a realizarem trabalho activo junto ao equipamento, é cerca de 30 a 35% do seu tempo diário de trabalho. Nos departamentos de manutenção onde se verifica um bom planeamento, o tempo efectivo dos técnicos a realizarem trabalho nos equipamentos aumenta para 50 a 55%, ou seja um incremento de 20%.

Esta diferença verifica-se porque um mau planeamento incrementa exponencialmente os desperdícios diários da manutenção: deslocações à procura de peças, ferramentas, documentação técnica, esperas de materiais, disponibilidades dos equipamentos, faltas de definição de prioridades, retrabalhos, etc.

Pode assim verificar-se que um técnico que trabalhe 8h por dia, 30% são 2,4h por dia de trabalho efectivo junto aos equipamentos, o mesmo técnico num departamento com um bom planeamento vai trabalhar 4h por dia junto ao equipamento, ou seja um incremento de 1,6h por dia. Sendo assim, numa equipa com 10 técnicos, o trabalho efectivo junto ao equipamento incrementa 16h, ou seja aumentou-se a equipa em dois técnicos. Dá que pensar!!!

Organizar o Planeamento e Programação

Nas empresas onde o planeamento não é valorizado, a manutenção é vista como uma secção bombeira, que passa o seu tempo produtivo a "correr" de um lado para o outro atrás das urgências para os seus clientes, acumulando os restantes pedidos e aumentando a lista de trabalhos pendentes, criando insatisfação nos clientes e desmotivação na equipa de manutenção.

Quando iniciamos um planeamento e programação, o primeiro passo é definir a tipologia de trabalhos que pretendemos planear e usando diversas fontes como: manutenções preventivas, correctivas não urgentes, melhorias, alterações, formações, preditivas, entre outras.
Após listagem de todos trabalhos, devem definir-se as prioridades de acordo com a criticidade dos trabalhos e dos activos da manutenção, passando posteriormente por avaliar a disponibilidade para a execução, de recursos humanos ou materiais e a disponibilidade dos equipamentos. Quando reunimos todas as informações necessárias, existem as condições para realizar uma boa programação de trabalhos.

No desenvolvimento da programação das ordens de trabalho é essencial incluir as informações e recurso necessários para os técnicos desenvolverem as suas actividades sem dúvidas e desperdícios, que podem ser originados por desconhecimento sobre os trabalhos, indisponibilidade dos equipamentos, falta de ferramentas ou ausência de documentação técnica, assim como dúvidas de segurança.
Na preparação de uma ordem de trabalho deve considerar-se os seguintes pontos:

1. Pessoas - Número e skills;
2. Local - Definição do local, equipamento onde vai ser a intervenção;
3. Tempo - Dia/hora da intervenção e tempo previsto;
4. Meios e peças - Ferramentas, equipamentos e peças necessárias;
5. Informação - Documentos técnicos, procedimentos, normas, etc;
6. Segurança - Regras de segurança, autorizações de trabalho e EPI's;

Conclui-se assim que, também na Manutenção Industrial um bom planeamento reduz desperdício nas atividades diárias das equipas, como: esperas, deslocações, re-trabalhos, etc. Com mais tempo disponível as equipas tornam-se mais produtivas e focam-se nas actividades que acrescentam valor, o que vai ter um impacto muito positivo na eficiência do departamento.