Estruturar a Implementação do Software de Gestão da Manutenção.

 

Quando um empresa decide organizar ou reorganizar a sua secção de manutenção, uma das primeiras decisões passa por procurar um novo software de gestão, porque não tem nenhum ou tem e este não corresponde aos objetivos atuais da empresa. A solução definida, também pode passar por reestruturar a implementação do software existente porque está subaproveitado.

Numa organização eficiente, o software de manutenção deve ser estruturado para ser utilizado como um todo e não só pelo departamento da manutenção. Sendo assim, o processo de definição dos requisitos  do software de gestão da manutenção deve ser transversal a todas as áreas, que em conjunto devem contribuir para os objetivos macro da utilização do mesmo, assim como os  interfaces que se pretende implementar com outros sistemas já instalados ou por instalar. Por exemplo: compras, stocks, área financeira, gestão de frotas, etc. Muitos dos softwares de gestão da manutenção já oferecem potencialidades nestas áreas, pelo que se deve avaliar se será útil a sua utilização ou não. Da mesma forma, em conjunto com o departamento financeiro, deve ser analisado o modo como se pretende realizar o controlo e distribuição de custos da manutenção. 

Numa segunda fase, já mais dedicada ao responsável da manutenção e à sua equipa, devem ser analisados os processos internos, identificar os constrangimento e os desperdícios existentes, de modo à sua eliminação ou redução. Este passo é fundamental para definir os requisitos que vão permitir que a futura ferramenta de gestão, não seja apenas uma base de dados para registo da atividade da manutenção, mas sim uma ferramenta pro-ativa que vai suportar os processos de decisão, melhorar a eficiência da atividade diária da manutenção, dos seus resultados e a satisfação dos seus clientes. 

A base passa sempre pela definição da organização e estrutura dos ativos, fluxos de trabalho, tendo por base o ciclo PDCA, as métricas de acompanhamento e os relatórios de gestão. 

Atualmente, a maioria das ferramentas de gestão da manutenção já oferece soluções móveis que permitem disponibilizar o acesso ao software em qualquer lugar, a qualquer hora e a qualquer colaborador, evitando assim deslocações constantes da equipa de manutenção para consultar informação, inserir dados, comunicar resultados, acompanhar online o estado dos seus ativos, entre outros. 

Após a redefinição dos processos deve ser desenvolvido um manual com o sistema de gestão da manutenção pretendido, onde devem constar os novos fluxos de trabalho com toda a informação necessária ao seu bom funcionamento. 

O desenvolvimento deste trabalho vai depender da realidade de cada empresa e da sua estrutura, mas normalmente deve incluir os seguintes fluxos:

• Pedidos para a manutenção;
  
• Manutenção corretiva;
• Manutenção preventiva e preditiva;
• Manutenção de melhoria;
• Gestão de contratos;
• Planeamento e programação das atividades manutenção;
• Analise de fiabilidade;
• Gestão de stocks;
• Relatórios de gestão e acompanhamento.
• Gestão do budget e custos.

Posteriormente, o responsável da manutenção deve criar uma matriz de requisitos com todas as funcionalidades que o software deve ter e o seu grau de importância.

Com uma definição concreta dos objetivos a atingir com a instalação do software da manutenção, o processo de consulta de fornecedores vai ser mais fácil e a decisão final mais sustentada.

Conclui-se assim, que para melhorar os resultados do departamento de manutenção industrial não é suficiente adquirir um bom software de gestão. Será fundamental começar por definir a organização dos recursos e otimização dos processos, para posteriormente implementar um software que suporte o bom funcionamento do sistema e forneça os dados necessários, que permitam à gestão tomar as decisões certas para melhorar a eficiência global do departamento, dos  ativos e da empresa.